Nos dias atuais, do alto grau de profissionalização de todos, dos MBAs e da convergencia de tantas e tantas tecnologias. O que o bom profissional, tem que fazer para ir além, para alcançar o nível da excelência, para que seu nome seja sinonimo de qualidade, de profissionalismo?
Podemos começar pela palavra massacrada a pelo menos uma década e enaltecida por tantos executivos, gestores, headhunters e sacralizada em tantos livros de gestão, de administração e qualidade, a palavra é a tal da "proatividade".
A proatividade, sabemos, que como o próprio nome diz é "ser ativo, antes da atividade", ou seja, é antever situações, toda e qualquer situação que coloque em risco qualquer tarefa, é imaginar todas as nuances que envolvem a execução de uma tarefa, então, o profissional proativo, está uma passo além, está sempre em todo o ciclo que envolve um projeto ou a execução de uma tarefa.
Portanto, em nosso dia-a-dia, em nossas funções e responsabilidades, pensemos o que pode complicar uma tarefa, o que pode facilitar essa tarefa, essa tarefa é realmente necessária? Essa tarefa pode ser eliminada? Temos que avaliar constantemente tudo, pensando sempre no objetivo maior que é encantar nossos clientes, entregar o produto solicitado a nossa empresa, no prazo compromissado, e até surpreende-lo e entregarmos antes do compromissado, entregando um produto além do esperado.
Então, se por um lado, a proatividade faz um bem danado a nós como profissionais, pois passamos a pensar, não como executores de tarefas, mas como "dono de negócios" com o objetivo maior de encantar os clientes. Por outro lado, acontece exatamente isso, passamos a viver sob a ótica de encantar nossos clientes.
Outro ponto importante, no tripé do profissionalismo, é a maneira adequada de exercermos nossa produtividade. Temos que ser produtivos, mas o que é necessário para sermos produtivos?
1o) Planejamento: Todas as nossas atividades, temos que planejá-las e revisá-las periódicamente, um ambiente corporativo não funciona "sob-demanda", ou seja, quando os problemas são resolvidos conforme aparecem. Os problemas tem que ser resolvidos sob a ótica do negócio de sua empresa, obedecendo a critérios de negócio e planejamento.
Um bom planejamento,não sobrevive sem uma boa agenda, portanto agende reuniões, tarefas, atividades e revise-as constantemente.
Um bom profissional, não sobrevive em meio a bagunça e sem uma boa agenda.
2o) Administração do tempo: Nunca use a expressão que tal tarefa não foi executada "por falta de tempo", um bom profissional, um profissional organizado, tem um controle sobre o tempo e sobre sua agenda, então, minimize o acaso, o improviso em sua vida. Tenha um controle rigoroso sobre seu tempo e nunca se esqueça, que sempre que estimar o tempo para a execução de alguma atividade, multiplique no minimo por dois, pois para a execução pura e simples de uma atividade há os deltas de paradas por "n" fatores a serem considerados.
3o) Reuniões: minimize reuniões, reuniões tem que acontecer quando forem realmente necessárias, utilize recursos, como conversas pessoais, conferencias telefonicas, emails, mas lembre-se sempre de forma organizada. Uma reunião, excluindo algumas exceções não podem passar de uma hora, pois perdem seu foco e objetivo.
Outro detalhe: reuniões tem que ter começo, meio e fim, portanto, elaborar uma pauta com objetivo da reunião e tópicos a serem discutidos e distribuir aos participantes é importante.
4o) Cumprir horários: nas grandes cidades como São Paulo a desculpa para qualquer atraso é a manjada desculpa do "transito está horrivel", então é simples, nunca atrase-se em reuniões, um bom profissional é conhecido pelos detalhes, e um dos mais importantes é a pontualidade.
Se em seu deslocamento voce prevê que estará em meia hora no cliente, saia com 1 hora de antecedencia. Principalmente no relacionamento com o cliente, pontualidade é importante, nos detalhes o cliente está te conhecendo e conhecendo um pouco de sua empresa.
Etiqueta corporativa (emails)
Sempre digo, que basta observarmos uma criança para sabermos como são seus pais. Observa-se isso através de sua educação.
Partimos do princípio que a boa educação vem de casa e isso é realmente é verdade e pode-se observar no mundo corporativo, mas o mundo corporativo tem alguns detalhes novos, que temos que aprender a como tratar para que nesses detalhes novos fique refletida nossa boa educação, respeito e consideração com o outro:
1) Emails, regras básicas:
a) Tem que ser respondidos todos os dias e emails de futuros compromissos já tem que ser repassados para sua agenda,
b) Emails tem que ser objetivos, com começo, meio e fim, não se esqueça, que a comunicação funciona assim, quanto mais se explica, mais se complica. Divida mentalmente seu email em tres partes: o que eu quero, explico o que eu quero, e a resposta que eu espero.
c) Nunca responder um email quando estiver nervoso e nunca tornar um email um instrumento de contenda entre voce e um terceiro. Você ja perde sua razão no início dessa história, ao iniciar um email de resposta.
d) Emails tem que ser direcionados apenas para a pessoa que voce busca determinada resposta, pessoas são copiadas, quando de alguma forma precisam ser posicionadas sobre a decisão que é buscada no email.
e) Esqueça correntes, piadas, "causos" e spams afins, seja profissional e objetivo com seu email profissional.
Podemos começar pela palavra massacrada a pelo menos uma década e enaltecida por tantos executivos, gestores, headhunters e sacralizada em tantos livros de gestão, de administração e qualidade, a palavra é a tal da "proatividade".
A proatividade, sabemos, que como o próprio nome diz é "ser ativo, antes da atividade", ou seja, é antever situações, toda e qualquer situação que coloque em risco qualquer tarefa, é imaginar todas as nuances que envolvem a execução de uma tarefa, então, o profissional proativo, está uma passo além, está sempre em todo o ciclo que envolve um projeto ou a execução de uma tarefa.
Portanto, em nosso dia-a-dia, em nossas funções e responsabilidades, pensemos o que pode complicar uma tarefa, o que pode facilitar essa tarefa, essa tarefa é realmente necessária? Essa tarefa pode ser eliminada? Temos que avaliar constantemente tudo, pensando sempre no objetivo maior que é encantar nossos clientes, entregar o produto solicitado a nossa empresa, no prazo compromissado, e até surpreende-lo e entregarmos antes do compromissado, entregando um produto além do esperado.
Então, se por um lado, a proatividade faz um bem danado a nós como profissionais, pois passamos a pensar, não como executores de tarefas, mas como "dono de negócios" com o objetivo maior de encantar os clientes. Por outro lado, acontece exatamente isso, passamos a viver sob a ótica de encantar nossos clientes.
Outro ponto importante, no tripé do profissionalismo, é a maneira adequada de exercermos nossa produtividade. Temos que ser produtivos, mas o que é necessário para sermos produtivos?
1o) Planejamento: Todas as nossas atividades, temos que planejá-las e revisá-las periódicamente, um ambiente corporativo não funciona "sob-demanda", ou seja, quando os problemas são resolvidos conforme aparecem. Os problemas tem que ser resolvidos sob a ótica do negócio de sua empresa, obedecendo a critérios de negócio e planejamento.
Um bom planejamento,não sobrevive sem uma boa agenda, portanto agende reuniões, tarefas, atividades e revise-as constantemente.
Um bom profissional, não sobrevive em meio a bagunça e sem uma boa agenda.
2o) Administração do tempo: Nunca use a expressão que tal tarefa não foi executada "por falta de tempo", um bom profissional, um profissional organizado, tem um controle sobre o tempo e sobre sua agenda, então, minimize o acaso, o improviso em sua vida. Tenha um controle rigoroso sobre seu tempo e nunca se esqueça, que sempre que estimar o tempo para a execução de alguma atividade, multiplique no minimo por dois, pois para a execução pura e simples de uma atividade há os deltas de paradas por "n" fatores a serem considerados.
3o) Reuniões: minimize reuniões, reuniões tem que acontecer quando forem realmente necessárias, utilize recursos, como conversas pessoais, conferencias telefonicas, emails, mas lembre-se sempre de forma organizada. Uma reunião, excluindo algumas exceções não podem passar de uma hora, pois perdem seu foco e objetivo.
Outro detalhe: reuniões tem que ter começo, meio e fim, portanto, elaborar uma pauta com objetivo da reunião e tópicos a serem discutidos e distribuir aos participantes é importante.
4o) Cumprir horários: nas grandes cidades como São Paulo a desculpa para qualquer atraso é a manjada desculpa do "transito está horrivel", então é simples, nunca atrase-se em reuniões, um bom profissional é conhecido pelos detalhes, e um dos mais importantes é a pontualidade.
Se em seu deslocamento voce prevê que estará em meia hora no cliente, saia com 1 hora de antecedencia. Principalmente no relacionamento com o cliente, pontualidade é importante, nos detalhes o cliente está te conhecendo e conhecendo um pouco de sua empresa.
Etiqueta corporativa (emails)
Sempre digo, que basta observarmos uma criança para sabermos como são seus pais. Observa-se isso através de sua educação.
Partimos do princípio que a boa educação vem de casa e isso é realmente é verdade e pode-se observar no mundo corporativo, mas o mundo corporativo tem alguns detalhes novos, que temos que aprender a como tratar para que nesses detalhes novos fique refletida nossa boa educação, respeito e consideração com o outro:
1) Emails, regras básicas:
a) Tem que ser respondidos todos os dias e emails de futuros compromissos já tem que ser repassados para sua agenda,
b) Emails tem que ser objetivos, com começo, meio e fim, não se esqueça, que a comunicação funciona assim, quanto mais se explica, mais se complica. Divida mentalmente seu email em tres partes: o que eu quero, explico o que eu quero, e a resposta que eu espero.
c) Nunca responder um email quando estiver nervoso e nunca tornar um email um instrumento de contenda entre voce e um terceiro. Você ja perde sua razão no início dessa história, ao iniciar um email de resposta.
d) Emails tem que ser direcionados apenas para a pessoa que voce busca determinada resposta, pessoas são copiadas, quando de alguma forma precisam ser posicionadas sobre a decisão que é buscada no email.
e) Esqueça correntes, piadas, "causos" e spams afins, seja profissional e objetivo com seu email profissional.
Isso é o que recomendamos por enquanto, mais para frente vamos nos aprofundar mais na questão "etiqueta corporativa".
Não se esqueça que um bom profissional é conhecido pelos detalhes, zele sempre pela sua marca principal, que é o seu nome.
Até a próxima,
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